معنی دقیق پایگاه داده ها

به احتمال بسیار قوی شما با مفهوم پایگاه داده آشنا هستید ولی ما برای ادامه كار اشاره كوچكی به آن می كنیم. شاید اساسی ترین تعریف پایگاه داده این باشد:

پایگاه داده: مجموعه ای از داده های مرتبط به هم است.

در واقع این تعریف شامل هر نوع فایل داده ای كه با آن كار می كنید می شود. مثلا نامه, گزارش و كتاب مجموعه ای از داده ها به صورت كلمات مرتبط به هم است. یا فایلهای گرافیكی داده های مرتبطی است متشكل از نقاط رنگی بسیاری (پیكسل) كه تصویر را تشكیل می دهند. با توجه به اینكه ممكن است تعریف بالا كمی پیچیده و عمومی تر باشد در زیر اشاره به تعریفی خاص در مورد پایگاه داده در اكسس می كنیم:

پایگاه داده اكسس: مجموعه ای است از داده های مرتبط و ابزارهایی كه با استفاده از آنها با داده ها كار می كند.
بنابراین پایگاه داده در اكسس از فایلهای داده مرتبط به یكدیگری تشكیل شده است كه به همراه ابزارهایی كه شی نامیده می شوند به شما امكان دسترسی, گردآوری و گزارش گیری از داده ها را می دهد. هر پایگاه داده ارتباطی برخلاف انواع دیگر فایلها مجموعه هایی از داده ها را شامل می شود كه به آنها جدول گفته می شود. در خارج پایگاه داده, هر جدول, ممكن است بعنوان یك فایل مجزا در نظر گرفته شود. مثلا یك پایگاه داده تجاری ممكن است شامل فایل مرتب شده ای از سفارشات خریداران, فایل موجودی, فایل فهرست نشانی خریداران, فایل اطلاعات كارمندان و فایل دستمزد باشد كه تك تك این فایلها در اكسس به صورت جدول هستند.
بدون ساخت پایگاه داده ها, هریك از این فایلها را باید جداگانه مدیریت كرد, اما پایگاه داده ها قادر است تا در صورت وجود مقادیر مشترك. این جدولها (فایلها) را به هم مرتبط كند, مثالی در این مورد كد مشتركی است كه در جدول مشتریان و جدول سفارشات مشتریان وجود دارد.

توجه:

اكسس پایگاه داده ارتباطی نامیده می شود زیرا می تواند جداول داده ها را براساس مقادیر مشترك به یكدیگر مرتبط كند.
جدول خریداران (فایل داده های خریداران)ممكن است شامل كد, نام و نشانی هر خریدار باشد. جدول سفارشها, ممكن است شامل اطلاعات سفارش هر خریدار در طی یكسال گذشته باشد. در اینجا باید توجه كرد كه جدول سفارشها نباید نام و نشانی خریداران را داشته باشد فقط كد آنها كافی است. اگر تمامی اطلاعات خریدار در جدول سفارش نیز موجود باشد اینكار سبب هدر رفتن وقت و وجود اطلاعات مشابه و تكراری بسیار خواهد شد و همچنین در موقعی كه مثلا نشانی خریدار عوض می شود باید تمامی سفارشها را چك كرد و همه را عوض كرد ولی در موقعی كه فقط كد در جدول سفارشها می باشد نیازی به تغییر در جدول سفارشها نیست و فقط باید جدول خریدار عوض شود.

در شكل 41 یعنی شكل زیر این مطلب به طور كامل نشان داده شده است یعنی ارتباط بین جدول خریداران و جدول سفارشات مشخص است. ممكن است جدول متعدد دیگری نیز وجود داشته باشد. در هر پایگاه داده, تقریبا هر جدولی از طریق داده ها و اطلاعات مشترك به یك یا چند جدول دیگر مرتبط می شود در مثال زیر این داده مشترك در دو جدول كد خریدار است.

هر پایگاه داده, علاوه بر جداول, شی های دیگری نیز دارد. هرچند كه شاید جداول یك پایگاه داده مهمترین شی آن باشد (جداول, داده های پایگاه داده را نگهداری می كنند). اشیای دیگر در پنجره Database ما را در مدیریت, پهنگام سازی و گزارش گیری از جداول همیاری می كنند. اكثر پایگاههای داده اكسس از بجز جدولها كه در تمام پایگاهها موجود است از بیشتر عناصر پنجره Database نیز استفاده می كنند.

توجه:

هر از چند گاهی به پنجره پایگاه داده, ظرف پایگاه داده نیز گفته می شود زیرا تمامی اشیای پایگاه داده را شامل می شود.
حال هر یك از اجزا در پنجره Database را به طور مختصر توضیح می دهیم:(این اجزا در زیر ستون Objects قرار دارند و به اجزای اصلی مشهورند)

---------------------

1-جدولها(Tables):
مجموعه ای از داده ها را كه به یك موضوع مشخص مربوط هستند در خود نگهداری می كنند. مثلا اگر یك سیستم حسابداری خانگی ایجاد كنید باید جدولی برای درآمدها, جدولی برای مخارج, جدولی برای هزینه های مشخص و غیره ایجاد كنید.

2-بازجست ها(Queries):
زیرمجموعه ای از داده ها را ایجاد می كند, كه برای گزارشگیری و جستجو قابل استفاده می باشند. مثلا اگر شما بخواهید كلیه مخارجی را كه در 10 روز آتی پرداخت شده اند را بدست آورید باید از بازجست استفاده كنید.

3-فرمها(Forms):
صفحه ای گرافیكی برای ورود داده ها یا نمایش آنها را نشان می دهد كه از فرمهای كاغذی تقلید شده است. فرم, روش ساده ای است برای مشاهده تمام یا بخشی از داده ها. مثلا شما می توانید یك فرم مانند صفحه چك درست كنید و هر وقت چكی پرداخت كردید در وارد كردن صورتحساب یك چك معمولی را در صفحه پر كنید.

4-گزارشها(Reports):
فهرست شكل بندی شده ای از داده ها را چاپ می كند. یك گزارش ممكن از مواردی از یكی از جداول, فهرستی از اقلام انتخاب شده, تمامی اقلام یك جدول یا فهرستی از مقادیر گوناگون از جداول مختلف را چاپ كند. مثلا شما میتوانید در حسابداری خانه گزارشی از كلیه بدهی هایتان بگیرید.

5-صفحه ها(Pages):
عملی مشابه گزارشگیری را انجام می دهد با این تفاوت كه در این حالت گزارش به صورت یك صفحه اینترنتی به بیرون داده می شود و موارد استفاده آن در طراحی صفحات اینترنتی است.

6-ماكروها(Macros):
بسیاری از كارهای متداول اكسس را خودكار می كند. مانند مرتب كردن داده ها, ایجاد گزارشها و ایجاد سرجمع ها. مثلا سیستم پایگاه داده حسابداری خانه می تواند ماكرویی برای محاسبه گردش پولی در یك ماه داشته باشد.

7-مدولهای برنامه(Macros):
قابلیت خودكار كردن اكسس و ایجاد سیستم های آماده برای كار را فراهم می كند, بطوری كه برای افرادی كه چیزی از اكسس نمیدانند قابل استفاده باشد. زمانی كه برنامه ای برای اكسس می نویسید, در واقع آن را برای انجام كارهای پیچیده ای برنامه ریزی می كنیدكه از طریق منوها و ماكروها بخودی خود امكان انجام آن نیست. در واقع ماكروهای اكسس شكلی از مدولهای ترجمه شده هستند, بدین معنی كه ماكروها شما را در راستای تمامی اطلاعات لازم برای تكمیل یك فرمان Visual Basic for Applications هدایت می كنند. برخی افراد پس از سالها استفاده از اكسس هیچگاه به مدول نویسی نیازی نداشته اند. اگر سابقه برنامه نویسی نداشته باشید, نوشتن برنامه دشوار است. ولی به نظر من شما فقط در واقع خیلی پیچیده به مدولها نیاز خواهید داشت.

---------------------

توجه به این نكته ضروری است كه پایگاه داده ممكن است پیوسته در حال تغییر باشد. مثلا شما با توجه به نیازهایی كه پیش می آید اقدام به ساخت جدولهای جدید و ایجاد گزارشهای دیگری كنید. در شكل 42 در زیر شما شش شی پایگاه داده را كه تركیب آنها پایگاه داده مستقلی را شكل می دهد, مشاهده می كنید. شاید یكی از مشكلترین چیزهائی كه در هنگام كار با اكسس باید راجع به آن تصمیم گیری كنید این است كه چه وقت مجموعه ای از اطلاعات را در پایگاه داده جدید یا پایگاه داده موجود قرار دهیم.

پایگاه داده می تواند هدفی گسترده داشته باشد, هر پایگاه داده معمولا یك برنامه كاربردی است. در مثالهای زیر به كاربردهای پایگاه داده های خاص اشاره ای می شود:
1-اگر بخواهید حسابهای شما با یكدیگر بده-بستان یا تعامل داشته باشند, حساب دفتر كل به یك پایگاه داده مجزا احتیاج دارد. هنگامی كه از حسابی پرداختی انجام می دهید, می خواهید تا هم در جدول پرداختها و هم در جدول حسابها منعكس شود.
2-اگر بخواهیم یك سیستم مستقل پرداخت دستمزد داشته باشید, بطوری كه بخش پرداخت دستمزد منحصرا برای پرداخت چك و نگهداری سوابق پرداخت مورد استفاده قرار گیرد, سیستم دستمزد نیز یك پایگاه داده مجزا نیاز دارد.
3-نرم افزار بودجه بندی, برای بودجه بندی هریك از حسابهای خانه, از قبیل پرداختهای قبض, حساب اتومبیل و گزارش گیری از تمامی حسابها, به یك پایگاه داده مجزا نیازمند است.
4-یك سیستم كنترل موجودی به پایگاه داده ای نیازمند است تا بتواند ثبتهای موجودی مربوط به شركت را پیگری, بهنگام و نگهداری كند.
باید توجه داشت كه فهرست بالا تنها چند مورد مثال خاص می باشد كه بسیار مختصر است و فقط برای آشنایی ذكر شده اند. به طور كلی باید ذكر كرد هر یك از جداولی كه به نوعی با هم در ارتباط هستند باید در یك پایگاه داده قرار داده شوند.

استفاده از اجزا’ پنجره Database:

هنگامی كه یك پایگاه داده جدید ایجاد می كنید, اكسس یك پنجره Database خالی را نمایش می دهد كه برای هر یك از هفت شی پایگاه داده در آن شاخصی وجود دارد.اگر قصد كار كردن با هر یك از این هفت شاخص را دارید باید بر روی آن كلیك كنید مثلا اگر قصد ایجاد ماكرو را دارید باید بر روی گزینه Macros در پنجره Database كلیك كنید. بسته به انتخابی كه شما از شاخصها می كنید در بالای پنجره Database كلیدهای فرمان مختلفی نمایش داده می شود كه در زیر به طور مختصر به معرفی آنها می پردازیم:

---------------------

1-باز كردن(Open): برای باز كردن شی موجود مثلا باز كردن یك جدول یا یك فرم

2-طراحی(Design):برای ایجاد تغییر در شی كه با انتخاب این فرمان حالت نمایشی Design پدیدار می شود مثلا شما اگر بعد از ایجاد یك فرم قصد ایجاد تغییر در آن را داشتید باید بر روی Design كلیك كنید.

3-جدید(New):برای ایجاد شی جدید مثلا ایجاد جدولی جدید

4-بازنگری(Preview):
این فرمان فقط در قسمت گزارش وجود دارد و برای مشاهده گزارش قبل از چاپ می باشد.

5-اجرا(Run):یك فرمان در شاخصهای ماكرو و مدول وجود دارد و برای اجرای یك ماكرو یا مدول(برنامه) به كار می رود.

6-حذف(Delete): در تمامی شاخصها موجود است و برای حذف شی به كار می رود. این راحترین قسمت است.

7-مرتب سازی: چهار گزینه بعدی كه در همه شاخصها موجود است برای مرتب سازی اشیا به كار می رود و درست مانند مرتب سازی آیكونها در ویندوز عمل می كند.

---------------------

هنگامی كه شی جدیدی ایجاد می كنید باید آنرا نامگذاری كنید. می توانید نامهایی با حداكثر درازی 64 كاراكتر(حرف و عدد), كه در آن فاصله نیز می توان استفاده كرد اختیار كنید.با ایجاد و نامگذاری یك شی آن شی در پنجره Database نمایش داده خواهد شد.
درس این جلسه تا بدینجا بود در درس بعدی در مورد هر یك از شاخصها به طور مفصلتر بحث خواهیم كرد. پیشنهاد می کنیم قبل از آنکه به درس بعدی بروید اجزایی كه یاد گرفتید آشنایی كامل پیدا كنید.

نگاهی کلی به اجزای اصلی

در درس پیش با مفهوم پایگاه داده آشنا شدیم و تا حدودی به جزئیات پنجره Database پرداختیم و آشنایی لازم را با دكمه های این پنجره پیدا كردیم در این قسمت درس قصد داریم تا پنجره Database را بیشتر از قبل ب

نظرات شما عزیزان:

نام :

آدرس ایمیل:

وب سایت/بلاگ :

متن پیام:

نظر خصوصی

 کد را وارد نمایید:

 

 

 

عکس شما

آپلود عکس دلخواه: